Depuis l’email en POP, puis en IMAP, de l’eau a coulé sous les ponts.
Par souci de facilité et d’agilité, les entreprises s’intéressent de plus en plus aux messageries collaboratives. Faisons un tour d’horizon des possibilités qui s’offrent à vous.
Qu’est-ce qu’une messagerie collaborative ?
Aujourd’hui, la messagerie est un outil stratégique qui ne se limite pas à l’envoi et à la réception d’emails. Les messageries collaboratives se sont développées pour répondre aux besoins de collaboration et de partage d’informations. Voici les fonctionnalités principales à disposition :
- Réception et envoi d’emails
- Gestion des contacts
- Gestion et partage des agendas
- Gestion des notes
- Gestion des tâches
- Gestion et partage des ressources (véhicules, salles, matériels, etc.)
- Gestion des droits (délégation)
Toute messagerie collaborative est une base de données qui regroupe toutes ces informations. Cette base de données est stockée sur un serveur. Grâce à un outil de synchronisation, le «client mail» (PC, tablette, Smartphone, etc.) affiche les informations et les synchronise avec le serveur local ou Cloud.
Solutions de messagerie collaborative
Technologies Microsoft ou Open Source, les principes sont similaires. Nous parlerons ici en particulier des solutions Microsoft.
Exchange en local
La 1ère solution qui s’offre à vous est d’avoir un Exchange en local (dans votre entreprise). L’avantage principal est que vos données sont «chez vous». Il est intéressant de faire le calcul d’achat de licences uniques par rapport à une solution de type O365 où l’on est en modèle d’abonnement.
Les inconvénients sont multiples :
- Couts en licences élevés
- Couts en maintenance et mises à jour élevés
- Délicat au niveau sécurité : soit vous avez en interne des compétences solides et spécifiques en sécurité, soit vous devez faire appel à un prestataire externe fiable et compétent
Exchange Online
La 2ème solution est l’Exchange Online. Vos données sont sur un serveur mutualisé en Cloud. Un prestataire tiers :
- Gère vos données
- Vous assure une maîtrise de votre environnement collaboratif
- Vous permet de savoir où sont vos données
C’est une bonne solution :
- si vous ne souhaitez pas que vos données soient hébergées en dehors de votre pays (Administrations communales, etc).
- si vous n’avez besoin que des fonctionnalités Exchange (emails, calendrier, contacts, etc.)
Environ 120€ HTVA par an par utilisateur.
Office 365
La 3ème solution est Office 365. Différentes versions existent, des plus simples au plus complètes. Les avantages sont nombreux :
- De nombreuses fonctionnalités supplémentaires possibles : Suite Office, Sharepoint Online, Yammer, Skype, Microsoft Teams, etc.
- Centrale téléphonique VoIP
- Coût maitrisé
- Certaines ASBL peuvent bénéficier de licences à coût très réduit.
Inconvénients :
- Vous ne savez pas où sont vos données
- Vous bénéficiez d’un support inclus dans le prix mais avec les aléas d’une grande structure impersonnelle (ticket à introduire online).
- Pas de backup des emails en standard
Comptez entre 40€ et 240€ HTVA par an et par utilisateur, en fonction de la version choisie.
Messageries gratuites
Viennent ensuite les solutions gratuites comme Gmail, Hotmail ou Yahoo.
Dans ce cas, le produit, c’est le client ! Ces systèmes scannent vos contenus et connectent toutes les infos des sessions ouvertes. Vous êtes tracés. Il existe des versions payantes, comme Gmail Pro, qui elles sont similaires à un Exchange Online et vous garantissent la confidentialité de vos données.
Open Source
Terminons par les solutions Open Source comme Zimbra, BlueMind, Kolab ou OBM, qui peuvent convenir si vos utilisateurs ne sont pas Microsoft et « Outlook-dépendant »… Ces solutions nécessitent des compétences techniques pointues… et disponibles (sécurité, backup, filtrage des emails, etc.).
Conseils pour la mise en place d’une messagerie collaborative
Première étape si ce n’est pas déjà fait : avoir un nom de domaine propre. C’est indispensable pour avoir une image professionnelle. Une adresse email gratuite fait amateur.
Si vous migrez vers une solution Exchange, quelle qu’elle soit, pensez à la récupération de l’existant. Afin de vous assurer que rien ne soit oublié, il est conseillé de passer par un prestataire maitrisant les technologies Microsoft.
Vos emails, vos contacts, votre agenda peuvent être exportés et réimportés dans votre nouvel outil de messagerie.
Pour les boites emails très volumineuses, il existe des procédures de récupération efficaces et rapides.
Veillez à mettre en place une solution payante de filtrage actif des spams et emails frauduleux. Si vous passez par Exchange Online ou Office 365, une fonctionnalité de base est intégrée.
Autre point essentiel : assurez-vous que votre stratégie de back-up soit efficace. Que vos données soient dans le Cloud ou en local, il faut les sauvegarder.
Des logiciels comme Veeam le permettent. Même en Cloud il est possible de backuper le contenu de votre messagerie en local. Il existe de nombreuses fonctionnalités complémentaires très intéressantes, comme par exemple la restauration suite à une mauvaise manipulation.
Vers l’externalisation du service de messagerie
Vous l’aurez compris, les services de messagerie tendent à être externalisés.
Cela présente les avantages suivants :
- Evolution technologique constante de la solution
- Un support de qualité proposé par des prestataires spécialisés
- Une infrastructure qui répond à vos besoins, avec des fonctionnalités multiples et évolutives
La messagerie est devenue l’outil de base d’un grand nombre de travailleurs. L’email est devenu le moyen de communication privilégié des entreprises. Il peut aujourd’hui avoir une valeur de preuve légale.
Une heure sans email… et c’est la cata.
Le choix d’une messagerie collaborative est engageant ;
faites le bon choix et vous irez vers :
- Une organisation de travail collaborative
- Davantage de mobilité avec une synchronisation parfaite entre vos différents terminaux
- Une focalisation sur votre expertise et votre valeur ajoutée, en sous-traitant la partie technique
Vous souhaitez en savoir plus, l’équipe SIP est à votre disposition !