Un logiciel de gestion commerciale est un outil incontournable pour la gestion d’une entreprise. Quels avantages et quels bénéfices en tirer ? SIP vous fait découvrir les fonctionnalités principales, les coûts et les bonnes questions à se poser.
L’intérêt d’un logiciel de gestion pour votre entreprise
Un logiciel de gestion commerciale offre une vision globale de l’activité de l’entreprise. C’est un outil qui permet une prise de décision rapide basée sur des éléments objectifs.
Bien choisi et bien utilisé, un logiciel de « Gescom » vous donnera des éléments tels que :
- Les statistiques de vente
- La performance des produits
- Le stock
- Le chiffre d’affaire
- Les marges
- Les délais de livraison
- Les « meilleurs » clients
Et ceci pour la période que vous souhaitez analyser.
Grâce à l’analyse de ces informations, vous pourrez prévoir et effectuer des choix stratégiques. Certains indicateurs de performance sont préconfigurés. Cependant, il sera judicieux d’en créer d’autres en fonction des spécificités de votre entreprise ou de votre secteur d’activité.
Un logiciel de gestion commerciale performant vous permettra d’avoir plusieurs axes d’analyse.
L’idéal est que votre logiciel de gestion commerciale remonte automatiquement les données dans votre logiciel de comptabilité, ou celui de votre comptable.
La circulation de l’information en sera d’autant plus fluide.
Caractéristiques et fonctionnalités importantes
Le logiciel de gestion commerciale doit être intuitif et user-friendly.
Des saisies guidées ou l’automatisation d’opérations récurrentes peuvent faire gagner beaucoup de temps à vos collaborateurs.
Elles permettent également de minimiser les erreurs d’encodage.
Un logiciel de Gescom permet :
- D’effectuer des devis, des bons de commande, bons de livraisons et factures
- D’intégrer ces factures dans le logiciel de comptabilité
- De suivre les commandes et les paiements
- De gérer les achats et les stocks
- De gérer les articles, les clients, les fournisseurs
- De gérer les tarifs
- D’alimenter un site e-commerce
Important : si la vente en ligne représente une partie importante de votre activité ou si elle est votre activité, redoublez d’attention dans le choix de votre logiciel et du prestataire !
Certains logiciels de gestion commerciale proposent des modules web plus ou moins avancés.
Un site de vente en ligne interfacé avec la gestion commerciale est un gain de temps énorme pour l’entreprise.
La gestion d’un tel projet ne doit pas être sous-estimée et représente un coût certain.
Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ?
Pour bien choisir, voici quelques questions à vous poser en amont :
- Quel est le nombre d’utilisateurs ?
- Souhaitez-vous y accéder en réseau ou en Cloud (Saas) ?
- Quel est le volume de vos données ?
- Avez-vous plusieurs dépôts ?
- L’activité est-elle internationale ? Multidevises ?
L’activité de l’entreprise est primordiale dans le choix du logiciel :
- Est-ce une entreprise de service ?
- Y a-t-il de la production ?
- Avez-vous des articles nomenclaturés, avec des gammes (taille, couleur) ?
- Y a-t-il des spécificités à gérer liée à votre activité ?
Quels coûts ?
Le coût d’un logiciel de gestion commerciale varie en fonction :
- Des fonctionnalités proposées
- Pour certaines, incluses de base
- Pour d’autres, en modules complémentaires
- De la notoriété de l’éditeur
- Du nombre de postes souhaités
- Du revendeur : formation, mises à jour et support
Comme pour les logiciels de comptabilité, le coût comprend:
- La licence, soit par utilisateur, soit par groupe d’utilisateurs
- Les mises à jour annuelles (modifications législations,…)
- Le support annuel assuré par le revendeur
Pour un poste, vous trouverez une gestion commerciale à partir de 600€ HTVA la licence et environ 180€/an pour les mises à jour et un support de qualité
Certains éditeurs proposent des packs intéressants de 4 postes. D’autres fonctionnent à la licence supplémentaire.
La location mensuelle des logiciels de gestion commerciale est de plus en plus courante.
Souvent proposée en Cloud, elle permet de lisser les coûts, de ne pas avoir à gérer l’infrastructure et d’avoir un accès aisé à distance.
Voici quelques logiciels de gestion commerciale pour PME : Winbooks, Sage Bob 50, Sage 100 ERP, Mercator, EBP, Ciel, etc.
Quelques conseils judicieux
Comme toujours, définissez précisément en amont vos besoins et votre budget.
Veillez à choisir un éditeur connu et un revendeur fiable pour la formation, le support et les mises à jour.
Les mises à jour sont essentielles. Elles vous permettent d’être en ordre au niveau législations et normes en vigueur.
Demandez une démo de la solution envisagée et éventuellement une version test.
Faites part d’emblée des spécificités de votre domaine d’activité au prestataire. Demandez-lui quelles pistes il propose afin de répondre à vos problématiques.
Analysez bien quel module est compris (ou pas) dans le logiciel de base. Certains éditeurs proposent des versions par défaut très complètes.
D’autres proposent une version simple à laquelle il faut ajouter des modules.
Pensez plus loin :
Aurez-vous besoin à l’avenir d’un CRM (customer relationship management) ?
D’un logiciel d’aide à la paie ?
D’un logiciel pour suivre la production ?
Le logiciel que vous choisirez doit pouvoir évoluer en fonction de vos nouveaux besoins !
Dans tous les cas, considérez ce choix comme stratégique pour votre entreprise.
Ne surestimez pas vos besoins et ne les minimisez pas.
Pensez « gain de temps en gestion » et « vision globale de l’activité ».
Faites un tour d’horizon des logiciels les plus performants pour les PME !