Vous êtes-vous déjà sentis débordés par vos Emails ?
Avec ce sentiment que tout est urgent, et que vous ne pourrez pas honorer toutes les demandes dans un certain délai ?
Comme plus de 90% des personnes « OUI » !
Voici quelques conseils pratiques pour reprendre en main la gestion de votre temps :
1. Travailler boîte mail fermée OU sans alerte de réception
Avec l’arrivée de la technologie, nous pensons, à tort, que nous sommes devenus des super-héros capables de traiter plusieurs tâches en même temps.
Mais non, l’homme est composé d’un cerveau capable d’opérer de manière efficace une tâche à la fois.
L’email n’a pas été fait pour être lu instantanément, pourtant c’est une idée très répandue. Accordez-vous plusieurs plages de lecture de vos emails dans la journée, ce sera beaucoup plus efficace, moins chronophage, et au final moins fatigant en fin de journée. Et désactivez les alertes d’arrivée de mail !
2. Evitez la multiplication des mails inutiles
Outre le fait qu’un mail a une réelle empreinte carbone (voir notre article), poser 3 questions dans un mail, ou le faire dans 3 mails séparés n’a pas du tout le même impact ! Evitez donc les sur-communications inutiles.
De plus, le fait de se déplacer dans le bureau d’à côté plutôt qu’une réponse courte à un collègue engendrera plus d’interactions et d’idées.
3. Affecter une priorité de traitement à vos emails
Passez en revue vos emails non-traités et définissez une action concrète pour chacun d’eux (transfert à un collègue, réponse directe, transfert dans un dossier). Quelques conseils :
- Lisez en priorité les mails où VOUS êtes le destinataire ! les mails où vous êtes en CC, prenez-en connaissance quand vous avez plus de temps.
- Traitez vos mails par lots
- La règle des 5 minutes : Tous les emails qui peuvent être traités en 5mn, traitez les immédiatement ! Si vous repassez 4 fois sur le même mail, vous perdez en temps et en efficacité.
4. Objectif : ZERO mail dans la boîte de réception
Essayez au maximum de classer vos emails dans des dossiers, avec une structure bien pensée pour vous.
Un exemple vaut mieux qu’un long discours : votre Boîte de Réception, c’est le bureau sur lequel le facteur vient déposer les enveloppes tous les jours.
Imaginez l’état de ce bureau au bout de 3 ans, si l’ensemble du courrier était laissé sur ce bureau. Glissez donc vos mails dans un(des) dossier(s) ou dans votre CRM.
5. Respecter le temps des autres : écrire un email à 1h du matin ne vous valorisera pas
Hors exception, il faut éviter d’envoyer des emails en dehors des heures de bureau, çàd pendant les heures privées de vos collègues. Vous pensez vous valoriser en envoyant un email le soir ou le w-e ? C’est une fausse idée, au contraire, cela peut desservir l’expéditeur, en soulignant un problème d’organisation ou de surcharge, et contrarier son destinataire.
6. En faire de même avec WhatsApp, Messenger, Insta ?
Vos emails sont sur votre smartphone, … mais vos outils de communication privées aussi. Pensez-vous que nous sommes capables d’écrire un email, de lire un WhatsApp et de voir une notification Facebook, tout en répondant au téléphone à un collaborateur ?
La réponse est dans la question 😉. Ce « switch cérébral » nous ferait perdre jusqu’à … 40% de notre productivité.
Privilégiez la lecture de vos contenus privés durant votre pause-café…